Beheersing
Om een project in goede banen te leiden, spreken we van projectbeheersing. De projectleider is hier verantwoordelijk voor. Beheersing gaat over vaste beheersingsaspecten zoals tijd, geld en kwaliteit, maar ook over het proces. Want hoe goed je een project inhoudelijk ook aanstuurt, als het binnen het projectteam niet lekker loopt, zal je dat ook merken aan het resultaat.
Inhoudelijke beheersing gaat over het plannen, sturen, bewaken en bijsturen van alle werkzaamheden in het project die nodig zijn om het uiteindelijke op te leveren resultaat op tijd, in de vooraf afgesproken kwaliteit en binnen het budget te realiseren. Vanuit de theorie worden verschillende beheersaspecten beschreven, die in dit hoofdstuk worden toegelicht. Blijf daarbij altijd rekening houden met de menselijke maat en de samenwerking binnen de projectgroep.
Beheersactiviteiten zijn cyclisch, zij komen gedurende elke fase weer terug. Er worden zes beheersaspecten onderscheiden.
Zes beheersaspecten
In het projectplan werk je de zes aspecten (ook wel afgekort door GROTIK) uit. De volgende vragen kunnen je daarbij helpen:
- Geld / Budgetbeheersing: hoeveel mag het kosten? (uren en geld)
- Risicobeheersing: wat kan het resultaat in gevaar brengen?
- Organisatiebeheersing: wie doet wat en hoe gaat het met iedereen?
- Tijdsbeheersing: wanneer is het resultaat / de activiteit klaar?
- Informatie- en communicatiebeheersing: wie moet wat weten?
- Kwaliteitsbeheersing: hoe wordt getoetst of aan de eisen is voldaan?
Plan-Do-Check-Act
Voor elk beheersaspect is de beheerscyclus Plan-Do-Check-Act van toepassing:
- Plan: bereid per beheersaspect voor wat er moet gebeuren om het te beheersen.
- Do: voer de geplande activiteiten uit.
- Check: controleer de uitgevoerde activiteiten en vergelijk deze met de norm. Maak regelmatig een voortgangsrapportage (zie bijlage) voor de opdrachtgever (wethouder, college, of stuurgroep).
- Act: stuur zo nodig bij, dit kan bijvoorbeeld door:
- De uitvoering van de activiteiten te verbeteren - Meer capaciteit (geld, middelen) in te zetten - Andere werkwijze toe te passen - Bijsturen kan ook door: de norm aan te passen (in overleg met de opdrachtgever)