Initiatieffase

Dit is in feite de projectopdracht tussen de opdrachtgever en de projectleider. De initiatief-fase start met een vraag, probleem of idee. In deze fase verken je met elkaar de opdracht, wat resulteert in de projectopdracht. Daarin is het doel en het te behalen resultaat uitgewerkt.

Definitiefase

In deze fase wordt het projectplan gemaakt. Daarin staat de aanleiding, het doel en resultaat, de afbakening (wat hoort erbij en wat niet), zijn de beheersaspecten uitgewerkt, planning en begroting opgesteld. Bij grote projecten maak je ook een communicatieplan.

Ontwerpfase

In deze fase wordt de oplossing van het probleem uitgetekend en gewerkt aan het voorlopig en definitief ontwerp. Belangrijk in deze fase is het verkrijgen van draagvlak.

Voorbereidingsfase

In deze fase worden alle concrete voorbereidingen getroffen: het bestek wordt opgesteld, leveranciers worden gecontracteerd, testen worden voorbereid en mensen worden ingelicht. Het resulteert in een gedetailleerd actieplan.

Realisatiefase

Nu wordt het doel en resultaat bereikt: het (fysieke) werk wordt uitgevoerd: het project ‘gaat live’.

Evaluatiefase

Hoewel dit geregeld wordt overgeslagen, is de afrondingsfase belangrijk om te organiseren. Idealiter resulteert het in een eindrapportage en bijbehorende overdracht. Bij kleinere projecten kan je er ook voor kiezen om alleen een evaluatiebijeenkomst te plannen.Tijdens deze bijeenkomst bespreekt de projectgroep (en de opdrachtgever) wat er goed ging, wat minder goed ging en wat de suggesties en aanbevelingen voor een volgende keer zijn.

In de bijlagen zijn fasedocumenten opgenomen, die helpen bij de uitwerking van de verschillende fases. Deze formats staan ook als sjabloon in SmartDocuments.

Zelf faseren

Hoewel deze vooraf gedefinieerde fasen op veel projecten goed toepasbaar zijn, kan het fijner zijn om zelf fases te definiëren. Je bent vrij om zelf fases te bepalen en in te delen, maar zorg er wel voor dat je hier vooraf goed over nadenkt. Onderstaande vragen helpen je hierbij:

• Welke belangrijke deelresultaten kun je vaststellen?
• Over welke deelresultaten moet de opdrachtgever beslissen? Waar zitten belangrijke beslismomenten?

Ieder einde van een fase (en begin van een nieuwe fase) is een beslismoment (go/no go) voor de opdrachtgever. In de bijlage is een checklist opgenomen, die je helpt bij het maken van de juiste fasering.